jeudi, 29 septembre 2022

Logiciel de gestion par association : comment et lequel choisir et pourquoi en utiliser un ?

La système de gestion conçu pour les besoins des associations est une désormais outil indispensable pour toutes les associations : culturelles, sportives ou culturelles.

Le logiciel de gestion de l’association est extrêmement utile – par exemple – pour conserver toutes les données dans un seul espace, mais aussi pour tenir la bonne comptabilité, que vous ayez ou non un Numéro de TVA rattaché à votre association.

Le choix d’un logiciel de gestion afin de répondre aux besoins des associations doit être effectué de manière particulièrement soignée, car il faut disposer d’un outil fiable et adapté, qui permette d’avoir tout sous contrôle et de ne pas se tromper, notamment dans le domaine comptable. Un aspect particulièrement important, car les associations doivent prouver tous les revenus et dépenses avec les bilans corrects, sinon vous pourriez encourir une amende.

Mais voyons dans ce guide quelles sont les principales caractéristiques à noter afin de choisir la meilleure parmi les différentes logiciel de gestion pour associations disponible dans le commerce aujourd’hui.

Logiciel de gestion pour associations : les caractéristiques à évaluer

Le logiciel de gestion idéal doit avant tout être conçu spécifiquement pour les associations. Ce n’est qu’ainsi que vous disposerez immédiatement de tous les outils nécessaires pour gérer correctement l’activité, tant d’un point de vue associatif que du point de vue de tout commerce de biens ou de services liés à l’association.

Voyons les principales caractéristiques à évaluer.

Logiciel sécurisé pour les données des membres et des associations

Lorsque choisit un logiciel de gestion vous devez faire attention à la sécurité en premier lieu. La gestion d’une association implique l’utilisation de diverses données personnelles, tant des membres que de ceux qui collaborent avec elle.

Pour cette raison, mieux vaut opter pour un logiciel qui permette de protéger correctement les données personnelles et surtout offre la possibilité de le faire dans le respect de la réglementation européenne, à savoir le RGPD et la Loi Vie Privée..

En termes de sécurité et d’accessibilité, les associations se caractérisent également par la présence de divers membres en tant qu’administrateurs et membres qui ont besoin d’accéder aux documents qui les intéressent. Ce besoin doit être combiné avec la gardez vos documents en sécurité ainsi que les données sensibles des différents actionnaires.

Pour y parvenir, le conseil est d’opter pour un logiciel qui propose un service cloud permettant d’accéder partout aux données et au Livre des Membres. Et cela fournit en même temps un haut niveau de sécurité du système accessible dans le cloud.

Outils de gestion du numéro de TVA

En plus d’avoir un logiciel sécurisé, vous devez également disposer d’outils vous permettant de gérer la présence d’un numéro de TVA. Les associations avec le numéro de TVA ont besoin de systèmes dédiés à gestion commerciale d’associations à but non lucratif.

Le logiciel doit comporter une fonction dédiée à la double comptabilité, divisant soigneusement la documentation des activités associatives de type commercial et institutionnel.

Le livre de la TVA, s’il est intégré au logiciel, il permet une mise à jour à la bonne fréquence et offre la possibilité d’effectuer la bonne comptabilité. Cela comprend toutes les activités qui impliquent l’utilisation de l’application de la taxe, le calcul du solde de TVA qui doit être payé à l’expiration de la taxe.

Grâce à ces outils, vous pouvez également mieux gérer votre entreprise avec un numéro de TVA, conformément à la législation en vigueur en manière simplifiée et sans erreur.

Un logiciel adaptable à toute activité associative

LA logiciel pour associations ils doivent mieux s’adapter à toutes les activités que vous faites. Que vous ayez une association pour le tiers secteur, qui opère dans le domaine du bénévolat, ou dans le domaine sportif ou culturel, le meilleur logiciel peut répondre au mieux à tous ces besoins.

Grâce à un système de ajustement optimal et en personnalisant les fonctions, il sera possible de gérer l’activité associative sans problème.

Gestion des membres et des abonnements

Le logiciel utilisé pour les associations nécessite également une attention à d’autres activités bureaucratiques telles que la gestion des abonnements et membres avec la délivrance correcte des reçus et la conservation des données enregistrées.

Comme l’exige la législation en vigueurles membres et les membres qui paient une cotisation mensuelle ont besoin d’un reçu pour un paiement effectué en même temps avec l’association et doivent garder une trace des revenus qui se produisent au cours de l’année.

En ce qui concerne les associations sportives, il est nécessaire d’avoir une fonction prévoyant également la délivrance du reçu pour la gestion des cotisations des membres. Grâce au bon logiciel, il est possible de définir les recettes répétées dans le temps en automatisant le travail, en comptabilisant les recettes rapidement et facilement.

Pourquoi choisir un logiciel pour gérer l’association ?

Pourquoi choisir un logiciel de gestion? Les activités pouvant être réalisées via le logiciel de gestion sont accessibles sur une plate-forme qui contrôle tous les aspects de l’association.

Par rapport à l’utilisation d’un support papier ou d’un programme tel qu’Excel, le logiciel étudié doit être : précis, sûr, accessible et avec le bon contrôle constant de l’association.

La fonctions fournies pour le logiciel de gestion dans l’environnement de travail, ils permettent de vérifier en détail chaque document et chaque donnée et d’automatiser diverses opérations. En réduisant le temps nécessaire à la gestion de l’association e vous permettant de faire un travail plus soigné.

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